Il lavoro del dipartimento HR non finisce una volta trovate e assunte le figure richieste, ma prosegue con un’altra fase altrettanto impegnativa e onerosa in termine di tempo: il processo di onboarding.
Critica come qualsiasi parte del percorso di sviluppo e di crescita strategica HR, la semplificazione del processo di onboarding è un elemento fondamentale nel ciclo di lavoro di ogni nuovo dipendente. Eppure, molte aziende continuano a lottare per trovare il giusto equilibrio tra digital technology e interazione umana per fornire un’esperienza ottimale.
Consapevoli della necessità di unificare il supporto digitale e quello umano, i dipartimenti HR, in collaborazione con il dipartimento IT della propria organizzazione, stanno adottando sempre più spesso soluzioni digitali che utilizzano tecnologie self-service, self-help e AI per automatizzare i processi di onboarding.
Come sanno bene i professionisti delle risorse umane, un’esperienza negativa di onboarding può incidere sulla fidelizzazione dei dipendenti e sui tassi di turnover, con oneri per l’organizzazione sia in termini di risorse umane, sia di capitale. Inoltre, un obiettivo aziendale chiave è quello di rendere ogni nuovo dipendente produttivo il più rapidamente possibile e, in questo, l’esperienza di onboarding svolge un ruolo essenziale: ottenere rapidamente risposte a qualsiasi domanda; risolvere ogni tipo di problema relativo ai sistemi, all’ambiente di lavoro o ai processi; acquisire tutti gli strumenti di cui si ha bisogno per avere successo. Con la grande quantità di applicazioni software, strumenti di collaboration e processi che ogni nuovo dipendente deve apprendere durante la fase di inserimento in azienda, l’IT svolge un ruolo di primo piano per garantire che queste attività siano svolte con facilità e con un coinvolgimento positivo.
Cavalcare l’onda
I team IT possono contribuire a migliorare il processo di onboarding e l’esperienza complessiva dei nuovi dipendenti impostando una solida strategia self-service. Mentre il percorso di ciascuna persona può essere diverso, a seconda della funzione ricoperta, tutti i nuovi assunti tendono a sollevare domande ricorrenti al service desk IT e HR dell’azienda. Anziché rispondere continuamente alle stesse richieste, i team HR possono lavorare direttamente con l’IT per creare un processo più semplice, capace di rispondere a queste domande attraverso il self-help automatizzato, disponibile come parte della strategia self-service. Il self-help consiste nell’organizzare informazioni necessarie ai dipendenti in un sistema che li guidi attraverso attività di onboarding, fornendo inoltre risposte a tutte le domande più comuni.
Oltre a far risparmiare tempo a dipendenti e reparto IT, l’automazione dei processi HR di onboarding, attraverso tool di service manager e di self-help, può aiutare l’organizzazione a:
- fornire workflow onboarding e moduli per acquisire informazioni, ottenere approvazioni e tenere traccia dei progressi dei nuovi assunti;
- coordinare le attività multi-dipartimentali che devono essere svolte efficacemente per l’onboarding del nuovo dipendente (risorse umane, IT, facilitiy, ecc.);
- facilitare l’acquisizione degli asset necessari a supportare un dipendente in base al suo ruolo (badge identificativo, computer, attrezzature, postazione di lavoro, ecc.);
- semplificare l’organizzazione, la pubblicazione e la misurazione dell’efficacia della knowledge rivolta ai dipendenti per i nuovi assunti, incluso l’accesso alle risposte di cui hanno bisogno per le domande, le richieste e i problemi più comuni.
Nell’adozione di questi benefici self-service, un altro aspetto critico da considerare è la necessità di consolidare l’equilibrio tra interazione umana e tecnologia. La digitalizzazione o l’automazione dei servizi intelligenti non funziona senza l’interazione e l’analisi umana; piuttosto, è importante facilitare i processi HR che possono aiutare a ridurre i costi, aumentare la produttività e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.
Impostare la cultura aziendale
Nel bene o nel male, il processo di onboarding di un dipendente deve costituire la base della cultura aziendale e del mandato individuale. Le organizzazioni, a prescindere dalle dimensioni, che non riescono a riconoscere questo punto centrale, possono riscontrare problemi relativi alla motivazione dei dipendenti e all’ambiente di lavoro. Viceversa, un nuovo assunto può essere stimolato da un’esperienza positiva di onboarding che inizia con investimenti per il coinvolgimento dei dipendenti. L’IT e l’adozione di un self-service, alimentato da tecnologie di self-help coinvolgenti, possono svolgere un ruolo decisivo nel processo di assunzione.
Offrire un’esperienza di onboarding self-service con una solida base di conoscenze ed esperienze interattive, come un format Q&A o un video tutorial, può facilitare in modo originale questi processi. Fornendo materiale interessante, i nuovi assunti possono sentirsi motivati, parte di un team dinamico e più a proprio agio all’inizio della loro nuova esperienza lavorativa.
L’utilizzo di risorse digitali non solo consente al nuovo personale di apprendere, apprezzare ed elaborare l’immensa quantità di informazioni spesso presentate entro il primo mese di assunzione di un nuovo ruolo, ma può essere anche un’ancora di salvezza per il dipartimento HR. Abbracciando l’innovativa natura del self-service, i dipendenti possono sfruttare l’accesso alle informazioni 24 ore su 24, alleggerendo il team HR di alcune incombenze come la preparazione della documentazione preliminare o la gestione dei follow up ricevuti dai dipendenti. Grazie alla capacità di automazione delle attività logistiche, il team HR può inoltre concentrare i propri sforzi su attività in grado di far crescere e migliorare l’azienda.
Nonostante i recenti progressi tecnologici, quando si tratta di automatizzare e migliorare il processo di onboarding, molte organizzazioni vedono solo la punta dell’iceberg dell’IT. Poiché AI, chatbot, self-help e altre tecnologie continuano a far avanzare la portata di ciò che è possibile ottenere da un punto di vista del supporto IT, non c’è limite all’impatto che questo può avere sul dipartimento HR. Adesso e in futuro.
Sfruttando queste funzionalità di nuova generazione i dipartimenti HR, e il fondamentale processo di onboarding, possono trasformarsi nella chiave per aiutare a rendere i dipendenti più felici e coinvolti, in un ambiente di lavoro più produttivo.