Che le riunioni inefficaci siano uno dei problemi più diffusi del mondo aziendale è un dato di fatto.
È Steven Rogelberg, massimo esperto della cosiddetta “scienza delle riunioni”, a stimare ad esempio che il 50% del tempo dedicato alla gestione e alla conduzione dei meeting sia improduttivo e a definire le riunioni come “an organisational blind spot”, ossia un vero e proprio punto debole delle organizzazioni.
Si parla molto di “riunionite”, mix di riunioni improduttive e troppo frequenti, e delle conseguenze, spesso gravi, a cui questo fenomeno può portare. Tuttavia, le riunioni possono ancora rappresentare un potente strumento per garantire il successo organizzativo e per farlo occorre che siano costruttive e agiscano da luoghi in cui le dinamiche di squadra possano essere gestite in modo efficace. Ricerche di mercato hanno portato Sherpany, società svizzera specializzata in gestione delle riunioni, ad individuare i 10 modi davvero efficaci per gestire gli incontri d’affari in modo lungimirante, efficiente ed efficace. Si tratta di semplici raccomandazioni in grado di condurre le aziende di qualunque settore verso un reale cambiamento nella cultura delle riunioni.
1. Vedere le riunioni come uno strumento chiave per una leadership efficace.
Chiedersi quali misure ha adottato di recente la propria organizzazione per migliorare l’esecuzione dei meeting è il punto di partenza. Sono pochissime le realtà che plasmano attivamente la loro cultura delle riunioni, nonostante l’impressionante quantità di tempo che queste richiedano. Molti manager vedono le loro riunioni come un male necessario della vita organizzativa. Questa “riunionite” è diventata la normalità nella routine lavorativa e per risolvere i problemi della gestione delle riunioni di oggi, e renderle davvero efficaci, è necessario un cambiamento nel modo in cui le percepiamo.
2. La collaborazione si basa sulla fiducia e sul rispetto reciproci.
Durante le diverse fasi dell’incontro, le persone spesso mancano di fiducia e di rispetto per gli altri partecipanti e per i loro impegni. Questo si traduce in perdite di tempo per argomenti che avrebbero potuto essere risolti in modo diverso, o nell’arrivare impreparati e in ritardo all’incontro. Ricerche mostrano che ciò che accade realmente durante la riunione, in termini di atteggiamenti e di interazioni, può davvero fare la differenza nella riuscita della stessa.
3. Sviluppare in modo proattivo le capacità di gestione delle riunioni attraverso la formazione.
Solo il 20% circa delle persone ha ricevuto una formazione su come condurre le riunioni o parteciparvi. E se di formazione si tratta, nella maggior parte dei casi si ha a che fare con training molto generici, che offrono suggerimenti elementari e di scarso impatto, ma è bene diffondere la consapevolezza che il comportamento umano e le interazioni sono ciò che sancisce il successo o il fallimento delle riunioni. Una chiara formazione sul processo deve essere la base. Non dimentichiamo, poi, il valore della formazione tecnologica, che può rappresentare un valido supporto al progresso di una cultura produttiva delle riunioni.
4. Avere un ordine del giorno che si articola in punti e obiettivi chiari.
Un ordine del giorno chiaro è l’elemento più importante per l’efficacia delle riunioni. Eppure, sebbene molti manager ne siano al corrente, da un sondaggio condotto su 180 imprenditori svizzeri è emerso che meno della metà di essi ha definito un obiettivo chiaro per ogni punto all’ordine del giorno. Ciò è al centro, ad esempio, del modello Framework Azend®, che prevede una suddivisione dello stesso in punti specifici e indipendenti, in base appunto ad obiettivi chiari.
5. Partecipare solo ai punti all’ordine del giorno ai quali ognuno possa contribuire in modo significativo.
Essere uno “spettatore” di una riunione, senza poter garantire una vera e propria partecipazione ai punti all’ordine del giorno trattati, risulta frustrante. In parallelo, diventa più difficile mantenere delle interazioni proficue e il rendimento delle riunioni diminuisce di conseguenza. La partecipazione basata sul contributo che può essere dato è un fattore che riduce le perdite di tempo e migliora le prestazioni delle riunioni. I partecipanti dovrebbero essere coinvolti solo nei punti all’ordine del giorno a cui possono contribuire in modo significativo.
6. Prepararsi sui punti in cui si intende contribuire.
I partecipanti alle riunioni spesso sopravvalutano il loro livello di preparazione o sottovalutano il tempo necessario. Uno studio mostra che un terzo di essi non si prepara affatto per le riunioni. Una preparazione accurata è la chiave per riunioni efficaci. Se tutti i partecipanti ricevono in anticipo le informazioni e il materiale di base e si preparano adeguatamente per tutti i punti all’ordine del giorno, i leader possono raggiungere una visione d’insieme degli argomenti all’ordine del giorno e delle sfide più importanti da affrontare, a beneficio di tutti.
7. Prendere decisioni ben informate sulla base delle prove disponibili.
Il processo decisionale è un compito più difficile di quanto ci si aspetti. Uno studio decennale condotto dalla Harvard Business Review su un campione di oltre 2.700 leader ha rilevato che il 57% dei dirigenti di nuova nomina lo ha ritenuto più complicato del previsto. Un processo decisionale “evidence based”, basato sui dati di fatto, è una componente chiave. Poiché le riunioni sono il momento di contatto delle diverse competenze all’interno di un’azienda, esse offrono la migliore opportunità per prendere decisioni collettive.
8. Collaborare per raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.
Anche il miglior ordine del giorno della riunione diventa inutile quando i partecipanti non lo seguono, perdendo di vista gli obiettivi e i tempi definiti in precedenza. Deviare dall’argomento è il problema più comune nello svolgimento degli incontri e, per ovviare a questa criticità, sarebbe bene che i partecipanti collaborassero, impegnandosi a discutere i punti in agenda attraverso le tecnologie digitali ben prima della riunione. È fondamentale poi trovare il giusto equilibrio durante la stessa e fare in modo che le interazioni si basino sulla fiducia e sul rispetto reciproci.
9. Prendere tempo per assegnare azioni chiare e concise.
Una riunione formale è positiva solo se le azioni che ne derivano sono efficaci e si eviti che uno stesso punto debba venir discusso nuovamente in un successivo incontro. È bene definire e assegnare punti di azione chiari, ossia concretamente Chi fa Cosa, e Quando. I verbali, compresi i punti di azione, devono essere trascritti in modo che i partecipanti li vedano come lo strumento principale per assicurare azioni di follow-up tempestive e di successo, e devono essere poi pubblicati e resi facilmente consultabili.
10. Dare un feedback per migliorare di continuo la gestione delle riunioni.
Le probabilità che un’organizzazione raccolga i feedback sull’efficacia delle riunioni e sulla leadership sono scarse e spesso i dirigenti non forniscono e non raccolgono riscontri, dando per scontato che tutto stia andando bene. Le ricerche mostrano che i leader valutano molto favorevolmente le riunioni che organizzano, mentre gli altri partecipanti sono meno predisposti a farlo, avendo meno probabilità di chiedere un riscontro utile a migliorarsi.