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L’emergenza Coronavirus fa saltare gli eventi aziendali aggregativi, ma non per questo la formazione del personale dev’essere cancellata. Anzi, è proprio l’elemento su cui puntare adesso, con molti lavoratori in smartworking, sfruttando pienamente le potenzialità della tecnologia. Ne è convinto Filippo Muzi Falconi, CEO di Methodos Group, holding che controlla società di consulenza e start-up in Italia, Francia e Germania specializzate nell’accompagnare le imprese nei processi di change management. «A causa delle misure per affrontare l’emergenza sanitaria le aziende non possono fare team building, corsi e workshop nelle aule fisiche – spiega Muzi Falconi –. Migliaia di attività saltano creando un gap nello sviluppo delle persone, con ricadute sull’organizzazione e sul business. Questo però non è il momento di cancellare tutto. Al contrario, è il momento di essere vicini, di dare indicazioni, di nutrire i team e di sviluppare nuove competenze necessarie per aver successo in contesti e condizioni differenti». La soluzione è passare dal fisico al digitale, affidandosi a nuovi format, nuovi modelli di collaborazione, nuove forme di apprendimento e confronto a distanza.
I vantaggi – Le tecnologie oggi consentono elevati livelli di attivazione e interazione in remoto. Format e strumenti ad hoc rendono la formazione e la collaborazione a distanza non più un ripiego, ma un’esperienza eccellente e completa, sotto diversi punti di vista persino più efficace di quella on site. «Ci sono alcuni vantaggi che si possono cogliere nella situazione attuale – spiega Michela Salvi, Senior Manager di Methodos. L’apprendimento da remoto, ad esempio, è un modo costruttivo per coinvolgere chi, in questo momento, è costretto a lavorare da casa, dà la possibilità di integrare la formazione obbligatoria (che spesso tendiamo a rimandare) e consente di impiegare in modo utile il tempo risparmiato negli spostamenti».
I 10 consigli per workshop a distanza efficaci
1) Definire gli obiettivi del workshop. «La prima cosa è chiederci qual è il nostro obiettivo: presentare contenuti? Discutere e confrontarsi su temi aperti? Oppure co-progettare soluzioni o piani d’azione? Tutte queste situazioni comportano esigenze diverse – spiega Michela Salvi –. Definiamo quindi se abbiamo bisogno di flussi di comunicazione molto semplici (uno a molti) oppure molto articolati (lavori in sottogruppi, condivisioni in plenaria, continui allineamenti tra i diversi team)».
2) Fornire tutti i materiali che servono, prima dei momenti interattivi. «Le informazioni di contesto possono essere lette off-line dai partecipanti, prima delle presentazioni frontali – continua Salvi. Le interazioni virtuali sono spesso più proficue ma più impegnative di quelle in presenza, e vanno limitate agli scambi veramente fondamentali, quelli in cui i partecipanti hanno l’esigenza di interagire e confrontarsi per produrre risultati concreti».
3) Creare un team di facilitazione. La sua composizione varia a seconda della natura e delle dimensioni del workshop, ma l’esperta di Methodos consiglia di prevedere queste figure chiave: «Un moderatore per le plenarie virtuali, un coordinatore per presidiare lo stato di avanzamento lavori dei diversi team, un responsabile della produzione di contenuti da fornire ai partecipanti (format, istruzioni, template, presentazioni, ecc.), un responsabile della piattaforma tecnologica e dei tool di collaborazione».
4) Distribuire il workshop a distanza su un lasso di tempo più lungo. «Ciò che in presenza richiede una full immersion di due giorni, in remoto probabilmente andrà spalmato almeno su tre o quattro– ricorda Michela Salvi di Methodos. Le pause tra una sessione virtuale e l’altra devono essere più lunghe ma si possono sfruttare per attività da svolgere off-line. Da considerare anche l’eventuale esigenza di adattarsi a diversi fusi orari». Questa diversa gestione del tempo non è necessariamente un male: con una corretta progettazione si possono integrare le attività del workshop nella normale attività giornaliera, riducendo così la necessità di abbandonare per giorni consecutivi la gestione del quotidiano.
5) Fornire a tutti dei modelli per organizzare i contenuti prodotti dai partecipanti. «Senza imbrigliare troppo le scelte dei team, vanno forniti template e format comuni per tutti, in modo da agevolare il lavoro e facilitare il confronto dei risultati finali» sottolinea Salvi.
6) Fissare i momenti di confronto imprescindibili tra team e supervisori. «Anche quando si consente ai gruppi di lavoro di auto-organizzarsi per le sessioni virtuali – consiglia Michela Salvi – bisogna prevedere sempre e comunque momenti obbligatori di allineamento con il team di facilitazione».
7) Non fare avvenire tutto online. Pensando a quando non saranno più in vigore le restrizioni sanitarie, è bene prevedere sempre dei moduli in esterna: visite individuali presso location che possano fornire spunti e ispirazione, presso store che rappresentano una best practice di prodotto o servizio, punti di contatto dei competitor, musei, siti significativi dal punto di vista tecnologico, eccetera. «Questo introduce elementi di creatività e innovazione nella progettazione di soluzioni di business» sottolinea Michela Salvi.
8) Mantenere alto il livello di coinvolgimento e partecipazione con il gioco. «Si può sfruttare la logica dei business game – suggerisce l’esperta di Methodos – per esempio attivando una competizione tra i team: la miglior proposta, il team più creativo, eccetera».
9) Occuparsi (ma non preoccuparsi) della tecnologia. «È importante individuare gli strumenti più adatti per funzionalità e accessibilità, ma quasi tutte le piattaforme di videoconferenza e collaborazione virtuale di uso comune (Webex, Zoom, Teams, Mural, ecc.) oggi offrono tutto ciò che serve per accedere a un processo di collaborazione virtuale» ricorda Salvi.
10) Crederci. Per l’esperta di Methodos l’ultimo consiglio è il più importante: «È il momento giusto per progettare soluzioni mai esplorate».
Insomma, conclude Filippo Muzi Falconi, in questi giorni la formazione e la collaborazione possono e devono essere un tema centrale. «Non annullarle è una scelta vincente, adesso più che mai – sottolinea il CEO di Methodos Group –. È una decisione che dimostra anti-fragilità e dà un segnale forte alle persone. Far fronte a situazioni complesse senza rinunciare a ciò che fino a poco prima era considerato necessario è una dimostrazione di leadership. Aziende e manager devono essere coraggiosi: ne abbiamo bisogno ora».