Capita spesso di dover condividere con colleghi, partner, finanziatori o clienti, la propria idea o il proprio progetto. Creare una presentazione in grado di conquistare il proprio pubblico e mantenerne alta l’attenzione è un’arte e non si esaurisce solo nella realizzazione delle slide. Se si vuole far colpo sul proprio pubblico, infatti, è necessario lavorare sui diversi aspetti della comunicazione a partire dall’esposizione della propria idea.
Maurizio La Cava, Presentation Strategist e Fondatore della metodologia Lean Presentation Design, Docente di Presentation & Pitching Strategies al Politecnico di Milano e Founder di MLC Design Consulting, realtà che collabora con grandi multinazionali, ci racconta quali sono i 5 passi da compiere per creare un’ottima presentazione aziendale:
1- Conoscere la propria audience
La prima cosa da domandarsi quando si deve fare una presentazione in pubblico è chiedersi “Chi sono i miei uditori? Quali sono i loro interessi?”. Realizzare una presentazione avendo ben chiare queste informazioni è uno dei principali prerequisiti per una comunicazione efficace. È inutile realizzare un power point esteticamente piacevole se non si ha consapevolezza degli interessi di chi ci ascolterà. Saremo molto più coinvolgenti se riusciremo sia a parole che con le slide a stimolare chi ci ascolta facendo leva sui suoi interessi.
2- Catturare l’attenzione del pubblico nei primi 5 minuti
Quando si costruisce una presentazione bisogna tenere bene a mente che dopo i primissimi minuti l’attenzione di chi ascolta cala drasticamente. Quindi o si parte bene o si perde l’attenzione del pubblico da subito.
Le persone sono interessate a sentir parlare di se stesse più che di ogni altro. Per questo è opportuno iniziare la presentazione concentrandosi sui loro problemi e comunicando nel loro linguaggio, mentre bisogna evitare di iniziare dalla propria proposta/soluzione o parlando di se stessi e delle proprie qualifiche.
3- Usare la tecnica narrativa dello storytelling
Il modo in cui presentiamo i contenuti del nostro discorso ha un impatto significativo sul suo successo. La tecnica più comune e più efficace è quella dello storytelling che significa utilizzare una struttura narrativa tipica delle storie per strutturare il flusso della propria comunicazione.
Uno strumento che può essere d’aiuto per creare storytelling efficaci è il Lean Presentation Strategy Canvas.
4- Lavorare in maniera Lean
Lavorare in maniera Lean significa prima di tutto ridurre gli sprechi così da guadagnare tempo prezioso per altre attività. Per questo, prima di lavorare su Power Point e creare la propria presentazione, è meglio dare forma ai contenuti su un foglio di carta.
In questo modo sarà più semplice ripartire da zero se la struttura non ci convince. Se si impiega una giornata a fare una presentazione su PowerPoint, che poi non viene approvata sarà tempo sprecato inutilmente.
5- Creazione del Power Point
Una presentazione fatta con slide inefficaci e graficamente poco accattivante non funziona. Il modo in cui si visualizzano i contenuti sulle slide fa davvero la differenza. Un consiglio utile è quello di disegnare le slide in modo da spostare il focus, dalla lettura all’ascolto di quanto viene detto. Per farlo basta semplificare e, soprattutto, ridurre il testo per fare in modo che, ad un primo colpo d’occhio, il pubblico capisca il contenuto delle slide e per il resto del tempo mantenga l’attenzione sul relatore.
Evitare quindi i muri di testo, valorizzate le parole chiave utilizzando il grassetto o un colore diverso del testo, diventa essenziale. Privilegiate le icone vettoriali e le immagini e scegliete una distribuzione dei contenuti in orizzontale, assegnando una gerarchia alle informazioni: la lettura sarà molto più veloce e naturale.