Nella prima tappa di questa serie dedicata a Informazione 4.0 (link) abbiamo lasciato Marco e Gianni a lavorare per tutto il fine settimana nel tentativo di ripristinare alcuni errori nella documentazione esistente per uno dei maggiori clienti della loro azienda. Siccome gli errori si sono propagati negli anni in una miriade di documenti di cui hanno perso il controllo, hanno dovuto impiegare uno sforzo enorme a rintracciarli tutti – e non sono sicuri di esserci veramente riusciti. Dopodiché hanno dedicato ore di lavoro in una snervante attività manuale di sostituzione tramite copia e incolla.
Il lunedì mattina non hanno avuto il coraggio di riferire al loro responsabile di aver dovuto lavorare così tanto per così poche modifiche, e di essere molto lontani dal termine del lavoro. Infatti, come avevano potuto facilmente stimare, anche se le traduzioni fossero arrivate nel pomeriggio di lunedì, come la loro agenzia aveva promesso, Marco e Gianni avrebbero dovuto impiegare diverse giornate di lavoro per correggere gli errori in tutte le lingue, con l’aggravante di dover mettere in standby le attività pianificate per la settimana corrente.
Dopo questo tour de force, la loro frustrazione è cresciuta di pari passo alla loro determinazione di risolvere questo problema una volta per tutte.
Non trovando sul mercato nessun software redazionale che possa risolvere il problema del propagarsi incontrollato delle informazioni, Marco ha deciso di orientare le proprie ricerche su un diverso approccio alla documentazione tecnica. Il lunedì mattina seguente, Marco arriva al lavoro di buon umore e racconta a Gianni quello che ha scoperto.
Single source content
Il cuore del problema, spiega Marco, risiede nel fatto che lui e Gianni hanno abbandonato da anni il vero valore dell’attività documentale, ovvero la creazione di contenuti originali di qualità, per dedicarsi al processo di produzione di documenti finalizzato a soddisfare le richieste settimanali legate alla consegna delle commesse evase – per poi dimenticare i documenti prodotti, salvo recuperarli nel caso in cui le informazioni contenute risultino rilevanti per una nuova commessa.
In questo modo, le poche volte in cui – anziché recuperare contenuti prodotti nel passato con le relative traduzioni – hanno prodotto contenuti nuovi, non hanno tracciato le informazioni necessarie per recuperarli senza copiarli nuovamente, e non hanno dedicato il giusto sforzo per garantirne la qualità dei contenuti, in funzione della probabilità in cui in futuro saranno richiamati a riutilizzarli. In questo modo, sono caduti nel circolo vizioso del copia e incolla, con il rischio (o la sicurezza) di propagare informazioni corrette in modo estremamente inefficiente e – per diversi motivi, molti dei quali non imputabili a loro – informazioni errate in modo incontrollato.
Per rimuovere il problema, come spiega Marco, occorre applicare il concetto di single source content: ogni contenuto originale costituisce una sorgente unica, e non viene duplicato, ma unito ad altri contenuti originali per comporre diverse categorie di documenti.
Ma come si può riutilizzare parti di documenti diversi senza cambiare il software di editing? Marco non ha una risposta e demanda il problema a Gianni che dovrà continuare le ricerche per trovare una soluzione pratica che permetta di ricostruire i documenti.
Moduli e frammenti
Dopo alcuni tentativi, Gianni si rende conto che il principio del single source content deve necessariamente coniugarsi con la generazione di moduli di contenuto stand-alone, che si possano unire in modo flessibile con qualsiasi ordine e schema per comporre diversi documenti e diverse pubblicazioni.
Il primo problema pratico che Gianni è chiamato a risolvere sta nella quantità di informazioni contenute in ogni modulo. Alcuni blocchi di informazioni molto lunghi (come ad esempio alcuni capitoli standard) sono riutilizzati integralmente e occupano diverse pagine di documentazione tecnica.
Altri contenuti, invece, sono dei veri e propri frammenti di testo, che si ripetono più volte nell’arco di tutta la documentazione tecnica.
Gianni si rende però facilmente conto che questo tipo di granularità estremamente flessibile non è facile da riprodurre con il loro sistema redazionale. In realtà, non sarebbe facile riprodurlo con nessun software di editing. Per poter riutilizzare in modo efficiente i vari moduli, Marco e Gianni decidono di far coincidere la loro dimensione a una pagina o un numero intero di pagine. Questo compromesso impedisce loro di utilizzare il principio del single source content ai frammenti, che vengono ancora necessariamente duplicati nei vari moduli. Inoltre, non tutti i moduli sono lunghi esattamente una pagina. Quindi, molte pagine della documentazione saranno mezze vuote, e il layout finale della pubblicazione sarà destinato a peggiorare.
La scatola del puzzle
Marco non è contento di questa soluzione, ma si rende conto che è l’unico modo per mettere Gianni nella condizione di uscire dal circolo vizioso del copia e incolla senza sostituire il loro software di editing.
Il primo passo pratico sarà catalogare e riorganizzare – questa volta con cura! – tutti i contenuti originali, ovvero i nuovi moduli, per tutti i futuri documenti da produrre.
Dopo una settimana di esperimenti, Marco individua i contenuti e Gianni crea i moduli. Marco e Gianni lavorano con entusiasmo al sistema di cartelle e sottocartelle che finalmente li metterà in grado di prendere il controllo della documentazione.
Ma la costruzione e l’organizzazione della scatola del puzzle che conterrà tutti i moduli si rivela più difficile del previsto. Nella prossima tappa vedremo come, con l’aiuto di due preziosissimi strumenti – metadati e tassonomie – Marco riesce a tenere sotto controllo un volume di dati che, contro ogni previsione, sta nuovamente per esplodere e Gianni, finalmente, comincia ad abbandonare le attività di impaginazione manuale.
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Verena-Kristin Bickel ha studiato traduzioni tecniche e terminologia all’Università di Scienze applicate a Colonia. Durante l’università si è specializzata nella gestione terminologica multilingue nel settore aeronautico. Dopo la laurea si è trasferita in Italia e ha cominciato a lavorare come project manager e traduttrice nello studio di comunicazione tecnica because. Sempre interessata alla documentazione tecnica, non ha smesso di aggiornarsi. Si è specializzata nel campo della documentazione tecnica con l’utilizzo di tecnologie all’avanguardia per ottimizzare i processi redazionali/traduzioni come SCHEMA, SYSTRAN, CONGREE. 4 anni fa ha aperto la filiale because Germany e si dedica tuttora a ricerca e sviluppo.
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